Makalah Manajemen Dasar
Rumah Sakit Bhayangkara
oleh
1. Uyun Yusnisari Taslim
KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
POLITEKNIK KESEHATAN KENDARI
JURUSAN GIZI
2013
Kata Pengantar
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah S.W.T. atas karunia-Nya sehingga makalah Manajemen Dasar tentang “Rumah Sakit Bhayangkara” ini dapat kami selesaikan. Tidak lupa saya sampaikan terima kasih kepada Pak Teguh Faturrahman selaku pembimbing mata kuliah Manajemen Dasar atas bimbingannya selama ini dan teman-teman yang telah memberikan dukungan serta saran demi terwujudnya makalah ini.
Makalah ini berisi tentang “Struktur organisasi, tugas dan fungsi, tahapan - tahapan fungsi manajemen mulai dari perencanaan,pengorganisasian,penggerakkan,pengendalian dan penilaian ”,ulasan yang saya sediakan ini semoga dapat menambah wawasan sehingga memperjelas pembahasan materi. Saya harap, makalah yang saya susun ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua terutama menambah pengetahuan tentang hal yang diulas di dalamnya.
Selain itu seperti kata pepatah ” tak ada gading yang tak retak”, begitupun makalah saya masih jauh dari sempurna. Saran dan kritik yang membangun akan sangat membantu saya dalam memperbaiki makalah selanjunya. Selamat Membaca!
Kendari, 20 Mei 2013
Penulis
STUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT BHAYANGKARA
Tugas dan fungsi masing - masing
1. Karumkit Bhayangkara bertugas menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian,perencanaan administrasi sumber daya Rumkit Bhayangkara, pembinaan fungsi,pelayanan kesehatan prima dan paripurna, pelayanan kedokteran kepolisian yang di dukung penunjang medic dan penunjang umum untuk mewujudkan pelayanan Rumkit Bhayangkara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan.
2. Wakarumkit bertugas membantu Karumkit dalam melaksanakan tugas dengan mengendalikan pelaksanaan tugas staf seluruh satuan organisasi dalam jajaran Rumkit Bhayangkara dan memimpin Rumkit Bhayangkara dalam hal Karumkit Bhayangkara berhalangan sesuai dengan batas kewenangannya.
3. Subbagwasintern bertugas melaksanakan pengawasan dan pembinaan kegiatan Rumkit Bhayangkara secara interna pada bidang pengelolaan sumber daya dan operasional pelayanan sesuai dengan standar pelayanan Rumkit Bhayangkara
Dalam melaksanakan tugas subbagwasintern menyenyelenggarakan fungsi:
a) Pengawasan dan pembinaan sumber daya dan
b) Pengawasan operasional pelayanan Rumkit Bhayangkara
Subbagwasintern di bantu oleh :
a) Urwasbin , yang bertugas melaksanakan pengawasan dan pembinaan sumber daya dan
b) Urwasopyan, yang bertugas melaksanakan pengawasan operasional pelayanan Rumkit Bhayangkara.
4. Subbagrenmin bertugas membina dan menyelenggarakan perencanaan dan administrasi pelayanan kesehatan di lingkungan Rumkit Bhayangkara.
Subbagrenmin menyelenggarakan fungsi :
a) Perencanaan kerja dan anggaran
b) Penyelenggaraan manajemen SDM
c) Penyelenggaraan manajemen materil dan logistic
d) Penyelenggaraan manajemen keuangan Rumkit Bhayangkara dan
e) Penyelenggaraan ketatatusahaan dan urusan dalam
Subbagrenmin terdiri dari :
a) Urtu, bertugas menyelenggarakan penatausahaan administrasi Rumkit Bhayangkara
b) Urren bertugas menyelenggarakan perencanaan kerja dan anggaran
c) Urmin bertugas menyelenggarakan manajemen SDM meliputi perencanaan kebutuhan,penerimaan personel, dan pembinaan karier, serta penyelenggaraan materil dan logistic
d) Urkeu bertugas menyelenggarakan pengolahan keuangan Rumkit Bhayangkara
5. Subbagbinfung bertugas melaksanakan SIM,RM, serta pendidikan, pelatihan, penelitian dan pengembangan di lingkungan Rumkit Bhayangkara
Subbagbinfung menyelenggarakan fungsi perencanaan,penatalaksanaan,pengawasan dan pengendalian kegiatan SIM dan RM serta pelaksanaan pendidikan, pelatihan, penelitian dan pengembangan.
6. Subbidyanmeddokpo bertugas menyelenggarakan kegiataan pelayanan medic, pelayanan keperawatan dan pelayanan kedokteran kepolisian di lingkungan Rumkit Bhayangkara untuk mewujudkan pelayanan prima dan paripurna.
Subbidyanmeddokpol menyelenggarakan fungsi :
a) Pelayanan medic
b) Pelayanan keperawatan
c) Pelayanan kedokteran kepolisian dan
d) Pelayanan instalasi
Subbidayanmeddokpol di bantu oleh :
a. Uryanmed bertugas menyelenggarakan kegiataan pelayanan medic
b. Uryanwat bertugas menyelenggarakan kegiataan pelayanan keperawatan
c. Uryandokpol bertugas menyelenggarakan kegiataan pelayanan kedokteran kepolisian dan
d. Instalasi – instalasi yang bertugas menyelenggarakan pelayanan sesuai dengan instalasinya meliputi :
1) IGD
2) IBS
3) IRNA
4) IRJA
5) Wattah dan
6) PPT
7. Subbidjangmedum bertugas menyelenggarakan pelayanan penunjang medic dan penunjang umum untuk mewujudkan pelayanan prima dan paripurna
Subbidjangmedum menyelenggarakan fungsi :
a) Pelayanan penunjang medic
b) Pelayanan penunjang umum dan
c) Pelayanan instalasi
Subbidjangmedum di bantu oleh :
a) Urjangmed bertugas menyelenggarakan pelayanan penunjang medic
b) Urjangum bertugas menyelenggarakan pelayanan penunjang umum
c) Instalasi – instalasi dalam bidang penunjang medic yang bertugas menyelenggarakan pelayanan sesuai dengan instalasinya, meliputi :
1) Instalasi Labolatorium Patologi Klinik
2) Instalasi Radiologi
3) Instalasi Farmasi dan
4) Instalasi Gizi
d) Instalasi dalam bidang Penunjang umum yang bertugas menyelenggarakan pelayanan IPPRS
TAHAPAN – TAHAPAN FUNGSI MANAJEMEN
A. Perencanaan
a) Pengertian Penyelenggaraan Makanan
Penyelenggaraan makanan rumah sakit adalah suatu rangkaian kegiatan mulai dari perencanaan menu sampai dengan pendistribusian makanan kepada konsumen, dalam rangka pencapaian status kesehatan yang optimal melalui diet yang tepat. Dalam hal ini termasuk kegiatan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi.
b) Tujuan dari Penyelenggaraan Makanan
Penyenggaraan makanan di rumah sakit dilaksanakan dengan tujuan untuk menyediakan makanan yang kualitasnya baik dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan serta pelayanan yang layak dan memadai bagi klien atau konsumen yang membutuhkannya.
c) Sasaran dari Penyelenggaraan Makanan
Sasaran penyelenggaraan makanan di rumah sakit adalah konsumen/pasien maupun karyawan. Sesuai dengan kondisi rumah sakit dapat juga dilakukan penyelenggaraan makanan rumah sakit, standar masukan (input) meliputi:
a. Biaya
b. Tenaga
c. Saranan
d. Prasarana
e. Metoda
f. Peralatan
Sedangkan standar proses meliputi :
a. Penyusunan anggaran belanja bahan makanan
b. Perencanaan menu
c. Perencanaan kebutuhan bahan makanan
d. Pembelian bahan makanan
e. Penerimaan dan penyimpanan bahan makanan
f. Pendistribusian makanan
Sedangkan standar keluaran (output) adalah : mutu makanan dan kepuasan konsumen.
d) Bentuk Penyelenggaraan Makanan
Kegiatan penyelenggaraan makanan merupakan bagian dari instalasi gizi atau unit pelayanan gizi di rumah sakit. Sistem penyelenggaraan makanan yang dilakukan oleh pihak rumah sakit secara system rekanan dikenal juga sebagai semi opsorsing. Kegiatan penyelenggaraan makanan dapat ditentukan oleh pihak Malbespolri, dengan memanfaatkan jasa catering Rumah Makan Padang
e) Penyelenggaraan Makanan Sistem Rekanan (Semi Opsorsing)
Jika penyelenggaraan makanan dilakukan dengan system rekanan makan instansi atau unit pelayanan gizi bertanggung jawab untuk melaksanakan sebagian kegiatan penyelenggaraan makanan, perencanaan dan evaluasi.
f) Mekanisme Kerja Penyelenggaraan Makanan :
1) Perencanaan anggaran belanja
2) Perencanaan menu
3) Perhitungan bahan makanan
4) Pembelian bahan makanan
5) Penerimaan bahan makanan
6) Penyimpanan bahan makanan
7) Persiapan bahan makanan
8) Pengolahan bahan makanan
9) Cara pelayanan dan distribusi makanan
10) Pencatatan , pelaporan , dan evaluasi
a. Perencanaan anggaran belanja
Anggaran belanja bersumber dari
· APBN 1 tahun ± 45.990.000, - dari Negara
· Non APBN Penerimaan Rumah Sakit dari pasien yang membayar
Uang makan
· APBN di tujukan untuk pasien anggota Polri berserta keluarga
· Non APBN di tujukan pada pasien umum dan pasien ASKES tetapi anggaran Non APBN ini bisa juga di tujukan pada anggota Polri berserta keluarga
Syarat Penggunaan :
Anggaran APBN 2013 ditetapkan pada tahun 2012, pengunaan Anggaran APBN diakukan dengan membuat kerja sama dengan pihak ketiga dalam pengadaan bahan makanan (Rp.21.000,- per kepala) jadi dalam 1 minggu Rp.147.000,-
Pengadaan Non APBN di lakukan swakelola (uang dari bendahara di belanjakanoleh orang ketiga dan di kelola oleh orang dapur dan di pertanggungjawabkan rumah sakit )
b. Perencanaan menu
Kegiatan penyusunan menu yang akan diolah untuk memenuhi selera konsumen/pasien , dan kebutuhan zat gizi yang memenuhi prinsip gizi seimbang. Berhasil tidaknya suatu penyelenggaran makanan ditentukan oleh menu yang disusun atau hidangan yang disajikan. Perencanaan menu merupakan kegiatan yang kritis, artinya menu yang ditampilkan mempunyai dampak pada kegiatan penyelenggaraan makan selanjutnya. Selain itu perencanaan menu akan menjadi faktor penentu dari institusi penyelengaraan makanan.
c. Perhitungan kebutuhan bahan makanan di Rumah Sakit
Pehitungan kebutuhan bahan adalah kegiatan penyusunan kebutuhan bahan makanan yang diperlukan untuk pengadaan bahan makanan.Perencanaan kebutuhan bahan makanan merupakan satu langkah penting dalam upaya pengendalian harga makanan pasien. Oleh karena itu dalam memperhitungkan kebutuhan bahan makanan tersebut perlu pengalaman dalam memperkirakan dan mengasumsi jumlah klien yang akan dilayani. Ketepatan dalam memperkirakan kebutuhan bahan makanan sangat membantu terlaksananya pengadaan makanan yang baik dan benar. Perencanaan kebutuhan perhitungan bahan makanan di rumah sakit adalah suatu serangkaian kegiatan untuk menetapkan macam dan jumlah bahan makanan dengan kualitas yang ditetapkan dalam kurun waktu tertentu dalam upaya terlaksananya kegiatan pengadaan makanam di rumah sakit.
d. Pembelian bahan makanan
Pemesanan adalah permintaan (order) bahan makanan berdasarkan menu atau pedoman menu rata-rata jumlah konsumen atau pasien yang dilayani. Pembelian bahan makanan merupakan salah satu kewajiban bagi pengelola penyelenggaraan makanan serta merupakan langkah penting yang perlu dipertimbangkan dalam pengawasan harga makanan secara keseluruhan.
e. Penerimaan bahan makanan
Dalam penerimaan bahan makanan yang dipesan perlu diteliti jumlah dan kualitas bahan makanan yang diterimanya sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dalam kontrak pembelian. Penerimaan bahan makanan merupakan suatu kegiatan yang meliputi pemeriksaan/ penelitian, pencatatan dan pelaporan tentang macam bahan makanan yang akan diterima.
f. Penyimpanan bahan makanan
Untuk semua kelas rumah sakit, diperlukan ruang penyimpanan untuk bahan makanan kering (gudang bahan makanan), dan ruang pendingin serta ruang pembeku (freezer). Luas, macam, dan jenisnya berbada menurut rumah sakit masing - masing.
g. Persiapan bahan makanan
Persiapan bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan dalam rangka mempersiapkan bahan makanan serta bumbu sebelum dilakukan kegiatan pemasakan. Kegiatan ini meliputi proses pencucian , peracikan , pemotongan , pengupasan , dll. Disamping itu perlu diperhatikan cara atau teknik dalam mencampur bumbu sehingga dapat menghasilkan bumbu yang tepat dan cara kerja yang benar. Dalam mempersiapkan bahan makanan perlu diperhatikan kualitas bahan makanan dan spesifikasi bahan makanan agar zat gizi bahan makanan dapat dipertahankan.
h. Pengolahan makanan
Pemasakan makanan bertujuan untuk mengkatkan nilai gizi, rasa, bentuk, flavor, nilai cerna, dan keamanan pangan yang dapat dimakan. Pemasakan makanan dapat dilakukan berbagai cara, seperti membakar, merebus, menggoreng, mengetim, dan lain sebagainya.
Hidangan yang dimasak dengan baik dan menarik akan banyak membantu keadaan dan perkembangan kejiwaan pasien dalam mencoba menghabiskan makanan yang disajikan di rumah sakit.
Teknik - teknik tertentu dibutuhkan untuk diterapkan sejak bahan makanan dipersiapkan, mencampur atau memberi bumbu serta membentuk bahan makanan yang sesuai dengan resep hidangan. Untuk itu standar resep sangat diperlukan agar menghasilkan standar mutu makanan yang sama setiap saat.
i. Cara Pelayanan dan Distribusian Makanan
Makanan setelah mengalami proses pemasakan, untuk sampai kepada pasien harus didistribusikan menurut ketentuan yang ditetapkan oleh pengelola makanan yang banyak dilakukan di rumah sakit, yaitu :
1). Distribusi makanan yang dipusatkan.
Cara ini biasa disebut dengan cara distribusi “sentralisasi”. Dalam hal ini makanan pasien langsung dibagikan pada masing-masing alat makan pasien di pusat penyelenggaraan makanan (tempat pengolahan makanan).
2). Distribusi makanan tidak dipusatkan .
Cara ini biasa dengan cara distribusi “Desentralisasi” ,yaitu semua makanan di bawa ke dapur ruangan dalam jumlah yang banyak. Selanjunya dibagikan ke alat makan masing - masing pasien di dapur ruangan , baru dibagikan kepada pasien.
3) Distibusi makanan kombinasi
Dilakukan dengan cara sebagian makanan ditempatkan langsung ke dalam alat makanan pasien sejak dari tempat produksi (dapur), dan sebagian lagi dimasukan kedalam wadah besar, pendistribusiannya dilaksanakan setelah sampai ruang perawatan..
j. Pencatatan, Pelaporan, dan Evaluasi
Pencatatan dan pelaporan merupakan serangkaian kegiatan dalam mengumpulkan dan mengolah data kegiatan PGRS dalam jangka waktu tertentu, untuk menghasilkan bahan bagi penilaian kegiatan PGRS dan pengambilan keputusan.Evaluasi merupakan kegiatan yang penting untuk dilakukan sebagai pengoreksi atau pemotivasi agar makanan yang disajikan ke pasien bekualitas lebih baik lagi.
B. Pengorganisasian
Instalasi gizi Rumah Sakit Bhayangkara dipimpin oleh Kepala Instalasi gizi sebanyak 4 orang Ketenagaan Di Instalasi Gizi Rumah Sakit Bhayangkara. Dalam melaksanakan kegiatan Instalasi Gizi didukung oleh 3 orang penjamah makanan dengan latar belakang pendidikan dari 1 orang bagian urmin dan 2 orang lulusan SMK Tata Boga
C. Penggerakkan
Penggerakkan Kepala Instalasi gizi memberi bimbingan kepada staf agar mereka mampu bekerja secara optimal menjalankan tugas-tugas pokoknya sesuai dengan keterampilan yang dimiliki, dan dukungan sumber daya yang tersedia. Dibutuhkan kejelasan komunikasi, pengembangan motivasi, dan penerapan kepemimpinan yang efektif untuk dapat menjalankan tugasnya secara baik.Oleh karena itu Kepala Instalasi lebih menekankan bagaimana mengarahkan dan menggerakkan semua sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah disepakati. Agar penggerakan instalasi gizi berjalan lancar kepala instalasi gizi lebih memotivasi staf, kerjasama dan komunikasi antar staf merupakan hal pokok yang perlu mendapat perhatian para manajer organisasi.
D. Pengendalian Dan Penilaian
Pengendalian yang di lakukan oleh kepala instalasi gizi yaitu mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan agar sesuai dengan rencana kerja yang telah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Kepala Instalasi gizi mengadakan perumusan standar kinerja staf sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Melalui pengawasan dan pengendalian standar keberhasilan program yang dituangkan dalam bentuk target, prosedur kerja dan sebagainya harus dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai atau yang mampu dikerjakan oleh staf. Jika ada penyimpangan yang terjadi harus segera diatasi oleh Kepala Instalasi gizi ini bertujuan agar penggunaan sumber daya dapat lebih diefisienkan, dan tugas-tugas staf untuk mencapai tujuan program dapat lebih diefektifkan.
Kepala Instalasi gizi melakukan penilaian untuk mempertanyakan sejauh mana efektifitas dan efisisensi pelaksanaan program sekaligus melakukan pengukuran obyektif terhadap hasil pelaksanaan suatu rencana.Dengan penilaian yang di lakukan Kepala Instalasi Gizi dapat mengetahui keberhasilan suatu kegiatan dengan membandingkannya dengan standar atau ketentuan tertentu.
